Facturas, recibos y contabilidad

Una constante en la gestión de las Juntas de Condominio, es la difícil relación de facturas, recibos y demás justificativos para elaborar y llevar una correcta y limpia contabilidad de los recursos financieros.

Muchas Juntas de Condominio, bien por necesidad, por ser prácticas, o por desconocimiento -siempre sin mala intención- buscan evitar tener que controlar papeles que respalden los gastos. Siempre pasa que hay algún pago que se hizo «sacado de caja chica y le pagué sin que me diera factura», como por ejemplo un albañil, plomero, o electricista. Esto resulta en poca posibilidad de parte de la Junta de Condominio de poder tener una constancia que avale el gasto -al menos a nivel administrativo- y puede crear descontento en la comunidad de propietarios.

Es por ello que por más simple o fácil que sea el trámite o trabajo a efectuar, es deber de la Junta de Condominio solicitar factura legal al proveedor, donde por supuesto se incluya el Impuesto al Valor Agregado (IVA). De esta forma, al momento de una auditoría, se tiene un documento legal que soporta la transacción realizada por la Junta: el desembolso de dinero, a cambio de un trabajo efectuado.

Como recomendación adicional, es bueno guardar originales y fotocopias de todas las facturas producidas, e incluso realizar un respaldo digital de las mismas, en caso que los físicos se extravíen o se borre la información contenida en ellos.

Recuerde: La Transparencia es el mejor aval que su gestión administrativa puede recibir!

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Fondos vs Cuotas Especiales

Una de las consultas más debatidas en las Juntas de Condominio, es la administración de los recursos financieros del administrativos para la ejecución de proyectos, bien en fondos de reserva o cuotas especiales, cada uno con sus respectivas ventajas y desventajas.

Fondos

El fondo de reserva del edificio como es bien sabido, es una contribución mensual que se realiza en un porcentaje calculado en base al gasto total mensual del edificio. Es decir, a mayor gasto, mayor la contribución que cada propietario hace por medio de su alícuota.

La ventaja del fondo de reserva es precisamente la forma como se genera, es decir, a mayor gasto mayor contribución en dinero. Por ejemplo a una tasa de 5%, si en un mes el gasto común fue 1 millón, entonces se contribuye 5 mil bolívares. Si al siguiente mes el gasto común fue 500 mil, entonces se contribuye 2 mil bolívares

La desventaja es que supone un escenario ideal donde todos los propietarios están al día en el condominio, lo cual es inusual. Al haber deuda, entonces el fondo de reserva se convierte más bien en un fondo de emergencia para cubrir los gastos normales del edificio, y su propósito es desperdiciado.

Cuotas Especiales

Las cuotas especiales son «facilidades» que la Junta de Condominio obtiene por la administradora, de cargar costos y gastos a la comunidad, y que serán cobrados en dos, tres o más cuotas en los recibos de condominio. Por ejemplo, una reparación que cueste Bs. 300.000 será cargada en tres partes de Bs. 100.000 en los meses de mayo, junio y julio.

La ventaja de las cuotas especiales es que se convierte en una forma de financiamiento, que alivia el gasto total y el recibo de condominio a los propietarios, dando así mayor margen de acción a la Junta de Condominio para ejecutar otros proyectos de forma simultánea.

La desventaja de las cuotas especiales es que dependen de la disponibilidad de la administradora poder facilitar los plazos de pago. Adicionalmente, en la economía inflacionaria actual, es poco probable que sea rentable para una comunidad financiar en partes la ejecución del proyecto, cuando el proveedor posiblemente desee su pago de inmediato.

Otras Opciones

Nosotros hemos analizado la situación actual con los fondos de reserva y cuotas especiales, y hemos llegado a la conclusión que el mejor componente para trabajar los recursos del edificio en la ejecución de proyectos de alta envergadura, consiste en una combinación de ambos fondos de reserva y cuotas especiales, que resulten en la creación de un nuevo fondo llamado Fondo de Trabajo. De esta forma, el edificio puede continuar realizando contribuciones al fondo de reserva, mientras tiene la facilidad de ahorrar dinero en un concepto nuevo e independiente al fondo de reserva, el cual permitiría que el edificio mismo tuviese flexibilidad en cuotas para pagar.

Por supuesto, hacerlo requiere un gran compromiso de parte de toda la comunidad de propietarios y por supuesto, de parte de la Junta de Condominio, de dar uso al dinero ahorrado para cada proyecto que sea planteado por su gestión.

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Manejando Conflictos Vecinales

Los conflictos vecinales en las comunidades forman parte del día a día en edificios residenciales e incluso comerciales. Lamentablemente quisiéramos evadirlos y evitarlos, pero a veces ocurre que como seres humanos, podemos tener alguna diferencia de opinión o criterio que escala en un conflicto vecinal, que muchas Juntas de Condominio se ven enfrentadas en cómo resolverlo.

Lo primero que debe tener presente la Junta de Condominio, es el tipo de conflicto vecinal, es decir, si es entre vecinos exclusivamente o entre vecinos contra la Junta de Condominio. Luego, en ocasiones las partes involucradas tienden a suprimirse el habla como medida para intentar «solucionar» el conflicto. Está demostrado que en la mayoría de los conflictos, suprimir el habla a alguna de las partes, genera más conflicto y dificulta más de lo que ayuda. Otras acciones como amenazas verbales, tampoco son la opción.

El primer paso para solucionar, es mostrar disposición para solucionar, y eso es dirigiéndose la palabra, en al menos lo mínimo esencial como por ejemplo gestos de educación, dar los buenos días, abrir la puerta, y otros similares. El objetivo es mostrar disposición en solucionar el conflicto.

Lógicamente no se puede pedir que los conflictos se solucionen solos entre ambas partes involucradas. Es por eso que buscar un mediador imparcial puede servir como catalizador para mejorar la relación entre las partes. Pueden buscar un miembro de la comunidad que sea conocido y respetado por ambas partes, para que puedan sentarse y buscar mecanismos para aliviar las tensiones, escucharse mutuamente y buscar una solución.

Lo importante es siempre escuchar a ambas partes.

Finalmente ¿cómo puede apoyarse la Junta de Condominio?, esté involucrada o no en el conflicto. Teniendo documentos legales en regla, acta constitutiva, documento de condominio, reglamentos, y demás soportes que avalen la transparencia y gestión de la Junta de Condominio, siempre que esta lo sea.

 

Sí trabajando de esta forma, aún no se consigue resolver el conflicto, existen otros recursos externos similares a los planteados. Los Jueces de Paz siendo uno de ellos, constituyen un mecanismo alternativo y sumamente útil para la resolución de conflictos vecinales. Las administradoras también son una opción viable, y por supuesto el Gerente de Condominio.

Deben tener presente ambas partes que escalar no beneficia a nadie, y perjudica el bienestar de la comunidad.

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Cuentas Claras! Administración del Condominio

En nuestra entrada pasada conversamos acerca de la morosidad en el condominio y qué hacer con propietarios que se atrasan en el pago del gasto común. Hoy tocaremos un poco el tema de la administración del condominio.

Esta es quizás la función más tediosa y menos deseada por los miembros de la Junta de Condominio, ya que involucra altas y delicadas responsabilidades: números, cuentas, facturas, conciliación de gastos, entre otras. Es por ello que existen edificios que cuentan con los servicios de Administradoras que se ocupan de esta labor.

La labor de la Administradora, es precisamente «Administrar» y registrar que cada Bolívar aportado al gasto común, tenga un destino y verificar -coloquialmente hablando- que las cuentas estén claras. Sin embargo, es potestad de la Junta de Condominio el autorizar o detener pagos del gasto común.

Por lo general, las Juntas de Condominio cuentan con Fondos de Reserva y Fondos de Prestaciones Sociales, los cuales forman parte del gasto común. Sin embargo, ambos fondos -y en especial el fondo de reserva- actualmente han visto mermada la capacidad de ser una salvaguarda para el edificio. Varias ideas para corregir esta falla, incluyen aumentar el porcentaje de contribución a los fondos y crear un fondo de trabajo. También puede manejarse la modalidad de cuotas especiales para proyectos, aparte del Fondo de Reserva y de Trabajo.

En cualquier caso, una de las principales labores de una Junta de Condominio, es tener a disposición de la comunidad de propietarios las finanzas y situación administrativa del edificio. No sólo la morosidad, sino el cuánto dinero hay disponible en cuenta, cuánto hay en los fondos y sobretodo, tener respaldo de cada gasto realizado.

Tener Cuentas Claras es una evidencia de una buena gestión de condominio!

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Trabajamos orientados a Planificación Estratégica Operativa y Financiera, para mejorar su comunidad y aumentar la plusvalía de su inmueble!

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Cómo enfrentar la morosidad en el condominio

Uno de los más grandes dolores de cabeza de la Junta de Condominio, es mantener al día la cobranza de los gastos de condominio, tanto de la comunidad en pleno como de propietarios que en ocasiones caen en atraso que genera una deuda de varios meses.

Es esencial que Junta de Condominio esté al tanto que todo propietario está en la obligación de contribuir a los gastos comunes de acuerdo al porcentaje establecido a su inmueble en el documento de condominio del edificio (tal como se estipula en la Ley de Propiedad Horizontal en sus artículos #7 y #12).

En caso de un atraso o una negativa por parte de algún propietario a pagar el condominio, no es recomendable en lo absoluto tomar medidas como corte de agua, prevenir acceso o prohibir uso de áreas comunes, puesto que estas acciones pueden constituir comisión de delitos, y se verían perjudicados los miembros de la Junta de Condominio.

Contratar los servicios de un Gerente de Operaciones o Gerente Administrador del edificio, le permite a la Junta de Condominio conocer qué acciones pueden ejecutarse contra el deudor, con la finalidad que realice el pago del monto adeudado en un plazo manejable.

Existen además medidas alternas de prevención, orientadas a reducir la morosidad en el condominio, entre las cuales se incluye la elaboración de un plan financiero para el edificio, donde se contemple, se analice y se de prioridad a los gastos fijos, variables y cuotas extraordinarias, para el mayor alivio de la comunidad  de propietarios.

Comuníquese con nosotros para obtener mayor información y solicitar una cotización de nuestros servicios!

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El Gerente, Asesor o Coach de Junta de Condominio

La administración de un condominio en un edificio residencial o comercial no es una tarea sencilla. Existe una gran variedad de responsabilidades, financieras, estratégicas, y operativas de las cuales en ocasiones, los miembros de la Junta de Condominio no cuenta bien con la experiencia, las competencias o incluso el tiempo para dedicarse a ellas. Esto trae como consecuencia que las juntas de condominio termine siendo manejada por dos miembros, quienes lógicamente terminan agotados mental y físicamente, e incluso desacreditados ante la comunidad.

La realidad actual en nuestro país agrega factores tanto internos como externos que dificultan aún más la labor de una Junta de Condominio, lo cual resulta en que pocos propietarios -por no decir, ninguno- quiera asumir esta responsabilidad, aumentando de esta forma la apatía y participación de la comunidad en decisiones que son conciernen a su propiedad y el sitio en donde viven o trabajan.

Contratar los servicios de un Gerente, Asesor o Coach a la Junta de Condominio constituye una ayuda invaluable para el manejo de edificios y comunidades inmobiliarias. Se trata de alguien que estará apoyando a la Junta de Condominio, dando orientación sobre temas de mantenimiento, económicos, legales, y supervisando que las tareas y objetivos trazados se cumplan en los tiempos correspondientes.

El Gerente de Condominio, reporta, administra y presenta a la Junta de Condominio relación de proyectos, actividades y trabajos, haciendo más fácil la vida de los miembros de la Junta.

La figura de Gerente, Asesor o Coach de Junta de Condominio se está adoptando cada vez más en los edificios de nuestro país, ya que sus conocimientos y experiencia profesional en la gestión del inmueble servirán de gran ayuda a la hora de tomar decisiones correctas.

¿Qué ofrece un Gerente de Condominio?

• Supervisión de los proveedores ejecutando las actividades de mantenimiento y reparaciones en el inmueble.
• Orientación y asesoría en temas legales y jurídicos a la Junta de Condominio en temas de la comunidad.
• Planificación estratégica de las finanzas del edificio y proponer a la Junta de Condominio planes de acción, inversiones y proyectos para la conservación y mejora del inmueble.
• Administración de las finanzas y relación de pagos a proveedores.
• Contabilidad y relación de inventario.
• Redacción de reglamentos, documentos y normas del Condominio y la comunidad.
• Elaborar estrategias que vayan en el beneficio de la comunidad.
• Respaldo de las labores ejecutadas y presentación a los propietarios y demás miembros de la comunidad, acerca de la gestión y trabajos efectuados.

Ante todos estos beneficios y muchos más, en definitiva la contratación de un Gerente de Condominio es una inversión que retorna sus frutos en un muy corto plazo, y que hará que los miembros de la Junta de Condominio puedan delegar sus responsabilidades y dedicar su tiempo a la comunidad con un mayor sentido de armonía y gusto.

Puede comunicarse con nosotros para conversar sobre los beneficios que ofrecemos al incorporar un Gerente de Condominio a su edificio, a un costo manejable para su comunidad y donde haya beneficios inmediatos para sus propietarios.

Email: DesarrollosGradiente@gmail.com

Twitter: @CondominiosCCS

Gerencia y Administración de Condominios

En Condominios Caracas somos una empresa formada por un grupo de jóvenes profesionales pro-activos de perfil académico Ingenieros y Licenciados en Administración, con experiencia en administración de condominios y asociaciones de vecinos.

Ofrecemos un Servicio Integral que incluye Gerencia Operativa, Financiera y Legal de su Condominio y/o Asociación de Vecinos.

Nuestros beneficios van más allá de los ofrecidos por las administradoras, ya que nos involucramos directamente en lograr como objetivo la convivencia en la comunidad y la conservación y mantenimiento a punto de las áreas comunes y servicios.

Asimismo, nos convertimos en el principal apoyo de la Junta Directiva para que ser miembro del condominio no sea un dolor de cabeza, y más bien sea una experiencia agradable.

Nuestra experiencia incluye conocimientos en:

– Planificación Financiera del Gasto Total de Condominio/Asociación
– Sistemas de agua e hidroneumático
– Electricidad e Iluminación
– Ascensores
– Cámaras de Vigilancia
– Piscinas
– Asesoría Legal incluyendo conflictos vecinales y disputas por áreas comunes
– Morosidad
– Manuales de Convivencia
– Sistemas de Emergencia

Contamos con referencias comprobables de edificios y Asociación de Vecinos en zona clase alta de Caracas.

Gestión impecable y transparente con ejecución de trabajos satisfactoria para la comunidad de vecinos.